湘司发〔2005〕14号

关于进一步加强县（市区）

公证处规范化建设的意见

各市州司法局：

　  目前，全省共有县(市区)公证处115家，占全省公证处总数的87．1％。县(市区)公证处承担着向基层群众提供公证法律服务、法制宣传和法律保障的重要职能，在预防纠纷，稳定社会，保护公民、法人的合法权益等方面发挥了重要的作用。但由于我省公证行业恢复发展的时间不长，各县(市区)公证处规范化建设相对薄弱，发展极不平衡，相当一部分公证处存在公证员人数不够，素质较低，积累不多，投入甚少，工作条件艰苦，办公设施落后等问题，严重制约了公证职能的充分发挥和公证机构的长足发展，很难适应新形势下公证事业发展的需要。为促进公证行业健康、持续发展，为将来全面实施公证体制改革夯实基层基础，依据司法部《关于深化公证工作改革的方案》等有关文件精神，就进一步加强全省县(市区)公证处规范化建设提出以下意见：

　  一、明确县(市区)公证处规范化建设的指导思想和工作目标　 

县(市区)公证处规范化建设的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻落实党的十六届四中全会精神，牢固树立科学发展观和为人民服务的宗旨，大力加强县(市区)公证处的队伍建设、业务建设、制度建设和基本设施建设，确保公证质量，全面提高县(市区)公证处的整体实力和公证队伍的综合素质，为公证行业的健康、快速发展奠定基础。

　  县(市区)公证处规范化建设的工作目标是：充实人员，打造一支政治强、业务精、作风正、服务优、形象好的高素质公证队伍；拓展业务，开辟稳固和新型的公证业务领域；规范管理，建立公证处内部充满生机、活力的运行机制和科学、严谨的管理体系；提高质量，树立公证行业公正、诚信的良好社会形象；加大投入，改善公证处的办公条件,引导公证处步入合理、可持续发展的良性轨道。

二、大力加强县(市区)公证处队伍规范化建设

各地应把提高公证队伍的政治思想素质作为县(市区)公证队伍建设的头等大事来抓。要深入学习邓小平理论、“三个代表”重要思想和十六届四中全会精神，坚持正确的政治方向和服务方向。加强县(市区)公证处党的建设，凡有三名以上中共党员的公证处应建立党支部，健全党的组织生活，充分发挥党组织的战斗堡垒作用和党员的先锋模范作用。加强公证队伍的职业道德和执业纪律教育，严格禁止行业不正之风和不正当竞争，依法依规严肃查处违纪违规人员。

　  同时，应坚持抓好公证人员的岗前培训和在职培训，广泛开展各种业务交流、研讨活动，组织公证人员加强对《公证暂行条例》、《公证程序规则》、各类公证细则以及与常用办理公证事项密切相关的法律法规的学习，严格要求，经常考核，切实提升公证人员的质量意识和业务能力。公证处应安排一定的时间组织公证人员学习公文写作、计算机、互联网、经济管理和社会管理的相关学科知识，培养较高的写作能力、语言表达能力和协调能力，提高公证队伍的综合素质；　 

　  公证处正、副主任应由具有较高的政治、业务素质，管理能力强，民主作风好，且具有三年以上公证执业经历的公证员担任。公证处应支持和鼓励公证人员参加各种学历教育，尚未取得法律大专学历的公证人员(不包括已取得本科学历者)应在2年内取得法律大专学历。应把好县(市区)公证处进人关，采取优惠措施，向社会公开招聘通过国家司法考试的优秀人才充实公证队伍，尽快改变我省公证队伍量少质弱的现状。

　  三、努力促进县(市区)公证处业务规范化发展县(市区)公证处应紧紧围绕党和政府的中心工作及群众关心的热点、难点问题，主动开展公证法律服务，充分发挥公证工作在当地经济建设、改革开放和社会稳定中的职能作用；应积极组织公证人员参加社会公益活动，为社会弱势群体提供公证法律援助。

　  公证处应通过走访、回访等形式加强与其他行业、部门和单位的联系，有针对性地发展公证法律顾问单位，扩大公证的社会影响，广开公证证源。在着力稳固已有的公证业务领域的基础上，应根据社会和经济发展的需要积极开拓新型的，具有当地特色的公证业务，促使办证数量和业务收费年增长率达到10％以上。　 

　  应组织公证人员深入开展公证业务研讨活动，认真撰写案例分析、经验体会和理论探讨文章，积极向《中国公证》、《湖南公证》等报刊杂志投稿。　 

　  四、切实强化县(市区)公证处质量监督管理

　  县(市区)公证处应有2名以上公证员，办理涉外或涉港澳台公证业务的公证处应分别具有办理涉外或涉港澳台公证业务资格的公证员。公证处应依法独立办理公证事务，不受其他单位、个人的非法干涉。公证员应亲自办理公证事务，其他人员不得以公证员的名义办理公证事务。公证处和公证员应严格遵循真实、合法的原则，依照法律、法规、规章以及公证程序的有关规定办理公证事务。严格审批制度，审批公证员应认真负责，不能使审批流于形式。

　  要进一步加强公证质量管理，积极推行要素式公证书、主办公证员制、主任负责制等改革措施，完善公证处内部自律机制。应建立公证处内部质量检查制度，定期组织公证人员进行公证质量自查互查，及时发现问题，认真进行整改，瑕疵公证书不得超过办证总数的3％，杜绝错假证。要建立落实错假证责任追究制度，通过对错假证的处理，增强公证人员的质量意识、责任意识。对于业务素质低、多次办错证的，应调离公证员岗位，对于故意出具假证的，应坚决清理出公证队伍。情节严重，构成犯罪的，应移送司法机关。

　  五、全面完善县(市区)公证处制度建设

　  县(市区)公证处应结合实际情况，建立和完善一套科学、规范的内部运行管理机制，包括主任负责制、岗位目标责任制、主办公证员负责制、人事管理、财务管理、质量管理、纪律管理、档案管理、水印纸管理以及分配、奖惩、赔偿、保障等各项规章制度，把公证处真正建设成执行国家公证职能，自主开展业务，独立承担法律责任，实行民主管理，按市场规律和自律机制运行的事业法人。

　  要进一步规范政治、业务教育。建立政治理论学习制度，保证公证人员每月不少于8小时的政治学习。建立公证人员培训制度，保证司法部的培训及全省公证业务培训任务的完成，保证每位公证员每年参加业务培训不少于60学时。

　  要突出规范收案收费和财务管理。健全收案收费制度，统一受理，统一收费，坚决制止违规收费和私自收案收费。建立财务制度，加强经费管理，设立发展、福利、奖励、赔偿等各项基金，按时、足额缴纳公证员协会会费和保险赔偿基金。建立激励性的分配制度和公证人员的养老、住房和医疗等保障机制，提高公证人员的积极性，解决其后顾之忧。

　  要严格规范保密工作。完善水印纸管理制度，防止水印纸被盗和流失。建立和完善公证文书立卷归档和公证档案管理的有关制度，严格公证案卷的接收、保管、借阅措施，避免文书档案泄密、损毁和丢失。

　  要下大力气规范行政事务管理。建立和完善行政事务管理制度，及时传达，准确贯彻上级指示，认真做好半年度和年度业务统计工作，实事求是地填写统计报表，及时上报总结、报表以及其他工作情况，尽快解决公证处行政事务性工作中潜在的重业务，轻管理，拖沓推诿，效率不高等问题。

　  六、着力加大县(市区)公证处基本建设投入

　  县(市区)公证处每年应从业务收入中提取15％左右的经费投入基本建设，力争使用中的资产总价值达到5万元。县(市区)公证处的基本建设应以规范、实用和适度为原则，进一步改善办公用房条件，原则上面积不少于60平方米,有专门的办公室、接待室和档案室，宽敞明亮、优美整洁。其中档案室的防盗、防火等措施应达到司法部与国家档案局制定的标准。应根据公证事业发展的要求，订购一定数量的《公证程序规则》等公证业务资料和工具书，配置整齐的办公桌椅、档案资料柜、现代化的通信设施以及电脑、传真机等必要的办公设备。应高规格地制作一批招牌、引路牌、公示牌、印制公证简介、办证须知等宣传资料，方便群众办理公证。

　  七、加强县(市区)公证处规范化建设的组织领导

　  全省各级司法行政机关要把进一步加强县(市区)公证处规范化建设摆上重要议事日程，转变作风，加强领导，特别是市州司法局公证管理部门要经常深入检查督促，对县(市区)公证处的规范化建设实施面对面的指导。市州司法行政机关每年要对所辖县(市区)公证处的规范化建设进行一次考核，对不符合年检注册条件的，不予上报省厅年检注册。

全省各级公证管理部门要及时总结加强县(市区)公证处规范化建设的经验，指导和促进县(市区)公证处规范化建设的深入发展。省厅将适时召开全省县(市区)公证处规范化建设现场会，交流经验，表彰先进，树立典范，努力推进全省县(市区)公证处规范化建设。