为健全和规范我省社区矫正对象档案管理工作,根据司法部、国家档案局《罪犯、劳教人员档案管理暂行规定》的通知(司法[1994]002号)和《湖南省司法行政机关社区矫正工作实施细则(暂行)》(湘司法[2008]98号)等文件精神，现将我省社区矫正对象档案管理的有关事项通知如下：

一、社区矫正对象档案的建立：

凡是符合《湖南省司法行政机关社区矫正工作实施细则(暂行)》第5条之规定，纳入矫正范围，并已正式宣告实行矫正的矫正对象，必须建立档案。

二、社区矫正对象的档案管理模式：

我省社区矫正对象档案管理实行正、副档二级管理模式，正档由县(市、区)司法局保存，副档由司法所保存。

三、正档材料的归类整理：

第一类：登记表：

1、社区矫正对象登记表;

2、社区矫正宣告书；

第二类：法律文书：

1、管制、缓刑、单处剥夺政治权利人员的判决(裁定)书、起诉书副本、结案登记表、执行通知书、接受社区矫正保证书；

2、假释人员的原判法律文书、假释裁定书、出监(所)鉴定表、接受社区矫正保证书；

3、暂予监外执行人员的判决(裁定)书、起诉书副本、结案登记表、执行通知书、罪犯暂予监外执行决定书、罪犯病残鉴定书或指定医院审查意见、出监（所）鉴定表、接受社区矫正保证书；

4、附加剥夺政治权利人员的原判法律文书、出监(所)鉴定表、罪犯释放证明书、接受社区矫正保证书。

第三类：考核奖惩材料：

1、考核台帐；

2、奖惩登记表；

3、社区矫正对象司法奖惩审批表；

4、社区矫正对象行政奖惩审批表。

第四类：解除矫正材料：

1、社区矫正期满鉴定表；

2、解除社区矫正宣告书；

3、相关法律文书；

4、社区矫正对象死亡通知书；

第五类：其他应归档的重要材料。

四、副档材料的归类整理：

第一类：登记表：

1、社区矫正情况登记表。

第二类：法律文书复印件：

1、管制、缓刑、单处剥夺政治权利人员的判决(裁定)书、起诉书副本、结案登记表、执行通知书；

2、假释人员的原判法律文书、假释裁定书、出监(所)鉴定表；

3、暂予监外执行人员的判决(裁定)书、起诉书副本、结案登记表、执行通知书、罪犯暂予监外执行决定书、罪犯病残鉴定书或指定医院审查意见、出监（所）鉴定表；

4、附加剥夺政治权利人员的原判法律文书、出监(所)鉴定表、罪犯释放证明书。

第三类：监管教育材料：

1、社区矫正工作监护协议书；

2、社区矫正对象请假审批表；

3、社区矫正对象准假通知书；

4、社区矫正对象迁居审批表；

5、社区矫正对象脱管通知书；

6、社区矫正对象思想汇报(按时间顺序)；

7、社区矫正对象公益劳动记录表。

第四类：考核奖惩材料：

1、考核台帐；

2、奖惩登记表；

3、社区矫正对象司法奖惩审批表;

4、社区矫正对象行政奖惩审批表;

5、社区矫正对象行政奖励、处分通知书。

第五类：健康状况材料：

1、体检表；

2、就医情况记录材料。

第六类：其他应归档的重要材料。

五、具体要求：

1、社区矫正对象被决定执行社区矫正之日起建立社区矫正对象档案，要求一人一档。

2、司法所要有专门的社区矫正对象档案柜；县(市、区)司法局要建立专门的社区矫正对象档案室。

3、社区矫正对象档案材料分别由县(市、区)司法局、司法所专人负责管理。

4、档案材料整理规范、分类准确、材料齐备、装订美观。

5、外调人员查阅档案,凭县(市、区)以上人民政府或者政法机关外调介绍信,经县(市、区)司法局同意后在指定地点阅档,并填写《社区矫正对象档案借阅登记表》备查。无关人员一律不得查阅社区矫正对象档案。

6、社区矫正对象档案管理，应遵守档案管理的一般要求，具有保密、防遗失、防火、防潮、防虫、防霉等基本保管条件。

7、社区矫正对象档案输入计算机的，计算机不得直接或间接与国际互联网或者其他网络连接。

8、社区矫正对象住址变更时，档案应移交变更地的县(市、区)司法局。社区矫正对象再犯新罪、收监执行的，档案应移交侦查、监狱机关，档案移交应办理交接登记手续。

9、社区矫正对象解除社区矫正后，副档交社区矫正对象期满时所在县（市、区）司法局整理，归入矫正对象的正档集中保管，保管期限20年。

附件：1、社区矫正对象档案转移通知单

 　　2、社区矫正对象档案借阅登记表

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　湖南省社区矫正试点工作领导小组办公室

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二ＯＯ九年一月七日