湘司发〔2008〕49号

关于印发《湖南省公证机构年度

考核办法实施细则》（试行）的通知

各市州司法局：

根据《公证法》、《公证机构执业管理办法》、《公证机构年度考核办法（试行）》规定，在充分调研、征求意见的基础上，从我省公证行业的实际状况出发，省厅制定了《湖南省公证机构年度考核办法实施细则》（试行），现印发给你们。公证机构年度考核是司法行政机关对公证机构的执业活动、公证质量、组织建设、公证档案和内部制度建设等情况进行监督、指导的重要方式，各级司法行政机关、各公证机构要高度重视，组织公证管理人员和公证人员认真学习相关法律法规和本细则的规定，按时按要求认真做好本地区公证机构的年度考核工作，促进全省公证事业规范发展。

湖南省公证机构年度

考核办法实施细则（试行）

第一条 为贯彻执行《公证机构年度考核办法》（试行），加强对公证机构的监督和指导，根据《中华人民共和国公证法》、《公证机构执业管理办法》及其他有关规定，结合我省实际，制定本细则。

第二条 对公证机构实施年度考核（以下简称年度考核）应当坚持年度考核与日常检查相结合、实际绩效与日常管理相结合的原则。

第三条 各市、州公证处的年度考核，由该市、州司法行政机关组织实施；县、不设区的市公证处的年度考核，由该县、市司法行政机关组织实施。

 市州司法行政机关同时对本行政区域内公证机构的年度考核工作进行监督指导，省司法厅对全省公证机构年度考核工作予以监督和指导。

第四条 年度考核的具体内容和依据如下：

（一）执业活动情况。包括公证机构及其公证员在执业活动中遵守法律、法规、规章、规范性文件和行业规范，遵守公证职业道德和执业纪律的情况；完成公证业务工作任务、拓展公证业务领域的情况；公证执业过错责任追究制度建立和执行的情况；接受司法行政机关和公证协会的监督以及当事人和社会的监督，及时查处和纠正执业中存在问题的情况；公证机构所在地政府对其发挥公证职能的基本评价、公证机构文明创建及行风建设的综合状况等。考核的依据是：《中华人民共和国公证法》第四十一条、第四十二条之规定，司法部和中国公证协会出台的相关规定以及公证行业公认的各种职业道德规范和惯例。
　 （二）公证质量情况。包括公证质量自我检查、评估的情况；公证质量自我监督、控制、审查和纠错等相关制度、机制的建立和执行情况；重大、复杂公证事项集体讨论制度的建立和执行情况；受理公证业务投诉、复查、过错赔偿的情况；公证机构公信力的社会评价及新闻媒体的监督及评价情况等。考核的具体依据是《公证程序规则》及《湖南省公证质量检查评分说明及等级标准》。

（三）组织建设情况。包括公证机构党组织建设及活动情况；公证机构符合法定设立条件和机构性质、体制及其运行情况；公证机构负责人选任、履职及调整情况；公证员的配备数量及素质结构变化情况；公证业务辅助人员的管理情况；开展公证员职业道德、执业纪律教育和公证业务知识、技能学习、培训的情况；其他工作人员配备及管理情况；办公设施和办公环境建设情况；公证机构推进公证信息平台建设的基本情况等。考核的具体依据是《公证法》以及司法部和中国公证协会的相关规范性文件。

（四）公证员执业年度考核情况。包括公证机构按照规定组织实施本机构公证员执业年度考核的情况及其考核结果。考核依据是《湖南省公证员执业年度考核办法》。

（五）公证档案管理情况。包括公证机构执行有关公证档案管理各项规定的情况；本机构内部有关公证档案管理制度的建立和执行情况等。考核依据是《公证文书立卷归档办法》、《公证档案管理办法》。

（六）公证收费和财务管理情况。包括公证机构年度公证收费情况；执行国家有关公证收费管理规定的情况；年度财务收支、分配及执行有关财务管理制度的情况；本机构内部财务管理制度的建立和执行情况；按规定缴纳公证协会会费、公证赔偿基金及其他保险金、基金的情况；接受财政、物价、审计等部门检查、监督的情况等。考核依据是国家、省、市有关职能部门制定的公证收费办法和标准、有关财经管理的法规和规范性文件。

（七）内部管理制度建设情况。包括公证机构依照《公证法》和《公证机构执业管理办法》的有关规定，建立健全各项内部管理制度的总体情况、执行落实的情况和效果。考核依据是《公证法》和《公证机构执业管理办法》。

（八）公证机构各级主管部门认为需要考核的其它事项。考核依据是《公证法》和其他相关法律法规。

第五条 公证机构在考核年度有下列情形之一、被司法行政机关责令改正的，考核机关应当将相关问题整改措施的实施、完成情况及其效果列入对该公证机构的考核内容：

（一）被投诉或者举报，经核查存在违法、违纪问题的；

（二）执业中有不良记录的；

（三）出现未能保持法定设立条件问题的；

（四）内部管理存在突出问题的。

第六条 公证机构应当于每年2月1日前向考核机关提交包含有本细则第四条规定之各项内容的工作报告，并附相关资料或情况说明。

新设立的公证机构在考核年度执业不满三个月的，不参加年度考核。

第七条 考核机关应当依照有关法律、法规、规章和本办法的规定，对公证机构的年度工作报告进行审查，并结合考核年度日常监督、检查的情况，对该公证机构考核年度的工作情况做出综合评价。

第八条 考核机关对公证机构实施年度考核，应出具《公证机构年度考核报告书》，内容包括：（一）《公证机构年度考核评分表》；（二）主要成绩；（三）存在的问题；（四）整改要求或建议；（五）考核等次。

第九条  考核机关实施年度考核，可以对公证机构进行实地检查，要求公证机构、公证员及其他工作人员说明情况，可以调阅相关材料和公证案卷，向有关单位和人员调查、核实情况。

公证机构、公证员及其他工作人员应当如实说明有关情况、提供相关材料，不得谎报、隐匿、伪造、销毁有关材料。

第十条 考核结果包括以下内容：对公证机构年度工作情况的综合评价、主要成绩、存在的问题、整改要求或者建议，以及据此确定的考核等次。

公证机构年度考核得分在100—90、89—75、74—60、59以下区间的，且符合《公证机构年度考核办法（试行）第十条规定的，其年度考核等次依次确定为优秀、合格、基本合格、不合格。

第十一条 公证机构在年度考核中有下列情形之一的，该机构年度考核等次应当直接被评为不合格：

（一）在考核年度受到停业整顿处罚的；

（二）未能保持法定设立条件经整改仍未达标的；

（三）公证处主任没有公证员资格的；

（四）没有独立法人地位和管理自主权的。

公证机构所属公证员在考核年度受到吊销公证员执业证书处罚的，该公证机构的年度考核不得被评定为合格以上等次。

第十二条　考核机关应当于每年2月8日以前将初步考核结果向本行政区域内的公证机构公示，公示期不得少于7日。公证机构对初步考核结果有异议的，应当于公示期满后3日内书面提出复核申请，考核机关应当在10日内完成复核，并将复核结果书面答复申请人。

第十三条　考核机关应当于每年3月31日前，向公证机构书面通知考核结果，并将考核结果（主要内容为《公证机构年度考核表》和考核等次）报上一级司法行政机关和省公证协会。

第十四条 各市、州司法行政机关应当将本行政区域内开展公证机构年度考核的情况形成书面报告，并附各公证机构的考核结果，于每年4月15日前上报省司法厅。

第十五条 考核机关在年度考核中发现公证机构有违反《公证法》和《公证机构执业管理办法》的突出问题的，应当责令其立即纠改或者限期整改，并进行重点监督、检查。

第十六条 考核机关在年度考核中发现公证机构及其公证员有《公证法》第四十一条、第四十二条规定所列行为之一的，应当依法予以处罚或者提请上一级司法行政机关予以处罚。

第十七条 公证机构对司法行政机关的年度考核结果列明的问题以及责令整改的要求，应当查找、分析造成问题的原因，及时制定整改措施，并书面报告考核机关。

第十八条 上级司法行政机关可以对考核结果进行抽查，抽查结果与考核结果有明显差异的，可以要求考核机关就有关问题作出说明；必要时可以要求考核机关进行复核，并上报复核结果。

第十九条  公证机构年度考核被评定为不合格等次的，其所在地司法行政机关应当根据存在问题的不同情况，对该公证机构的负责人予以批评教育，提出整改要求，或者组织进行培训。

第二十条 公证机构年度考核评定达不到优秀等次的，该机构及其负责人不得参加本年度全国和省级公证行业表彰。

第二十一条 公证机构在年度考核后被发现有隐瞒事实、弄虚作假行为的，考核机关应当追究公证机构负责人以及其他相关责任人员的责任，撤销原考核结果，重新进行考核。

第二十二条 省厅于每年4月30日前，将公证机构年度考核结果在全省司法行政机关和公证业内进行通报，并将通报和年度考核工作总结报告上报司法部，同时抄送中国公证协会。

第二十三条 公证机构年度考核工作结束后，考核机关应当将对各公证机构的考核等次记入该机构执业证副本及执业档案中，并将考核过程中形成的相关资料（包括公证机构年度工作报告、考核机关作出的考核结果、考核评分表）收入执业档案。

第二十四条 本细则自下发之日起施行。

附件一：《湖南省公证机构年度考核评分标准》　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 

附件二：《湖南省公证机构年度考核评分表》

湖南省司法厅

二〇〇八年四月二十一日

附件一：

湖南省公证机构年度考核评分标准

一、执业活动情况　 20分

（一）公证机构及其公证员在执业活动中遵守法律、法规、规章、规范性文件和行业规范，遵守公证职业道德和执业纪律。标准分：8

说明：出现违法、违规、违纪情形，受到行政处罚、行业惩戒的，不得分。

 　 （二）围绕当地党委和政府的中心工作及社会关注的热点、难点问题，充分发挥公证职能，积极办理公证业务。标准分：4

说明：公证处年度工作要点中没计划，公证案卷中无据可查，工作总结没有情况介绍和相关数据的均不得分。

（三）积极开展文明创建活动，提升行风建设水平。标准分：3

说明：没有文明创建活动方案和具体举措，未见成效的均不得分。

 　 （四）建立或具体制订公证执业过错责任追究制度并予以施行。标准分：2

说明：未能建立或具体制订相关制度或办法，或有章不循的，均不得分。

（五）接受司法行政机关和公证协会的监督以及当事人和社会的监督，及时查处和纠正执业中存在问题。标准分：3

说明：因查处和纠正执业中存在问题不力而被各级司法机关和公证协会通报批评或对其相关问题予以挂牌督办的，不得分。

 　  二、公证质量情况　  25分

（说明：考核年度内发现公证机构出具假证或出具三件以上错证且造成了严重后果的，该考核项不得分。错假证的认定依据相关实体和程序性法律法规和规章。）

（一）公证质量自我检查、整改情况良好。标准分：5

说明：考核年度内每月未集中组织内部公证质量（公证卷宗）评查活动的（以评查记录为评分参考），不得分；

（二）建立、健全公证质量自我监督、控制、审查和纠错等相关制度、机制并予以施行。标准分：5

说明：未能建立或制订相关制度或具体办法，或有章不循的，均不得分；考察该项制度施行情况，应以有关审查、整改记录为评分参考。

 　 （三）建立重大、复杂公证事项集体讨论制度并予以施行。标准分：5

说明：未能建立或具体制订该项制度或具体办法，或有章不循的，均不得分；考察该项制度施行情况，应以有关讨论记录为重要参考。

 　 （四）公证机构及其公证人员在当地有良好的社会信誉和知名度，新闻媒体对其执业活动实施监督并给予正面报道、评价。标准分：5

说明：相关部门对公证机构出具的公证文书书面提出质疑经查证属实的；新闻传播媒体对其执业过错情形予以客观、公正报道及评价，并因此影响公证公信力的，均不得分。

（五）依法、及时、妥善办理公证业务投诉、复查、过错赔偿事项。标准分：5

说明：未能依法、及时、妥善办理公证业务投诉、复查、过错赔偿事项，造成不利影响的，不得分；查处不力且造成严重后果的，不得分。

 　  三、组织建设情况　  20分

 　 （一）建立、健全党组织并积极开展组织政治学习、民主评议等活动，充分发挥党组织先锋模范作用。标准分：2

说明：未按要求建立党组织或不能正常开展活动的，不得分。

（二）符合公证机构法定设立条件并具有独立的法人地位，建立健全各项运行机制。标准分：2

说明：未达到法定设立条件的不得分；不具备独立法人地位、运行机制不合理的不得分。

 　 （三）公证机构负责人符合《公证法》和《公证机构执业管理办法》规定的条件，认真履行工作职责。标准分：2

说明：公证机构负责人不具备法定条件（非公证员、不具备三年以上执业经历）或系司法行政机关人员兼任的；不能认真履行工作职责，年度考核不合格的，均不得分。

 　 （四）公证员的配备数量符合当地司法行政机关关于公证员配备规划的要求。标准分：2

说明：公证员配备不符合规划要求的，不得分。

 　 （五）认真开展公证员职业道德、执业纪律教育和公证业务知识、技能学习、培训活动。标准分：2

说明：未组织开展相关学习、培训活动，未见相关记载的，不得分。

 　 （六）严格按照《公证程序规则》、《公证员执业管理办法》等要求，对公证员助理等业务辅助人员的业务活动实行管理；严格按照《劳动合同法》规定，与聘用人员订立、终止、履行和解除劳动关系。标准分：2

说明：未能严格按照相关法律、法规、规定对业务辅助人员实施管理的，不得分。

（七）办公设施完善、办公环境优美，办公区域实行功能区间划分；积极推进公证信息平台建设，满足公证业务和公证管理需求。标准分：3

说明：人均办公面积少于10平方米、未设立独立的办证接待室的扣1分，档案室、保密室不符合要求的扣1分；没有电脑及打印机的扣1分；符合条件而未推行公证信息平台建设的扣1分。

四、公证员执业年度考核情况　  10分

（一）按照司法部《公证员执业管理办法》和《湖南省公证员执业年度考核暂行办法》的规定，认真组织实施本机构公证员执业年度考核工作。标准分：5

说明：考核工作不及时、不严格、不规范的不得分。

（二）全体执业公证员经年度考核均在“基本合格”等次以上。标准分：5

说明：三分之一以上的执业公证员年度考核“不合格”的，不得分。

五、公证收费和财务管理情况　  12分

（说明：经司法行政、财政、税务、物价、审计等部门查实，考核年度内公证机构出现财务管理问题且后果严重的，该考核项不得分。）

 （一）严格执行国家有关公证收费管理规定，杜绝以压价竞争、支付回扣、佣金等不正当手段争揽公证业务。标准分：3

说明：违反有关公证收费管理规定和标准，发生价格违法行为的，不得分。

 　 （二）建立、完善内部财务管理制度，严格执行有关年度财务收支、分配政策、法规。标准分：2

说明：内部财务管理制度不完备扣1分；执行不力造成严重后果的不得分。

（三）按规定缴纳公证协会会费、公证赔偿基金及其他保险金、基金。标准分：5

说明：未及时、足额提取有关公证赔偿基金、公证质量保证金，并向有关部门缴纳公证协会会费、公证赔偿基金及其他保险金、基金的均不得分。

（四）依法接受财政、物价、审计等部门检查、监督。标准分：2

说明：未能积极配合有关财政、物价、审计等部门检查、监督活动的不得分。

六、内部管理制度建设情况　  5分

依照《公证法》和《公证机构执业管理办法》等有关规定，建立健全业务、公证档案、财务、资产管理等管理制度。标准分：5

说明：制度建设不完善，各项管理制度形同虚设或执行不到位且造成不利后果的，不得分。

七、公证档案管理制度执行情况　  5分

严格执行有关公证档案管理各项制度和规定，归档及时、保管安全、调阅规范。标准分：5

说明：公证档案管理制度松懈，未能严格执行相关规定的，扣3分；考核年度内发现毁损、篡改、遗失公证档案或未归档办证材料的，不得分。　　　　　　　　　　　　　　　　

 八、其他考核情况　 3分

说明：本考核项目及其子项目由各考核机关根据实际情况设置。

总说明：

　 年度考核中如发现公证机构有《实施细则》第十一条规定之情形的，直接评定为不合格，不再另行计分。

附件二：

湖南省公证机构年度考核评分表

被考核单位：　　　　　　　　　　 考核机关：