标准化在公证活动中的应用与把握点

    为规范公证执业活动，安徽省司法厅在全国首推公证标准化建设，并就当前和今后一个时期公证标准化建设进行了总体规划和部署。从2011年起，省厅决定利用 2—3年时间，建立健全公证业务标准化、管理标准化、服务标准化等方面制度体系，全面规范公证执业活动，最大限度地减少公证工作地域差异，最大程度地提高公证服务质量和水平，促进公证工作良性循环发展常态化。应当讲，在此之前全省公证处在公证标准化建设方面进行过不少有益的探索，有的公证处通过ISO9001质量管理体系认证，有的公证处从内部管理、业务操作等诸多方面都制定过一整套制度，对公证事业的发展起到了积极的推动作用。

公证处是依法设立，行使国家证明权的法定机构，从这一点上讲类似于行政机关，要在法律规定的框架下履行自身的职权，不能越雷池半步，区别于民商事的活动准则，法无禁止即为可以，能够依自身的意愿进行组织及设置。但公证制度的法律规定并非尽善尽美，由于公证事业起步晚，底子薄，相应的法律法规内容比较宽泛，仅在大的框架下有所规定，公证行业还需依靠自身的力量，规范自身行为，统一对外服务的口径。公证标准化建设的提出为我们指明了一条路径。

一、公证标准化建设的重中之重是业务标准化建设，这直接关系到公证处的“产品”——公证书的质量和采信度，是当事人申请公证法律服务的诉求，也是公证标准化建设的一个难点。业务标准化建设不仅涉及受理、审查、核实、出证等每一个环节，而且涉及抽象的业务准则??证明标准，这是公证的灵魂。证明标准不统一，出证时就难以把握，就会似是而非；公证处自身把握不好，公证书在使用过程中就会产生歧义，甚至不会被采纳。同时证明标准还直接涉及到公证处及公证员的责任追究，是广大公证员最为关心的问题之一。法模糊，人亦模糊，可为可不为的以后就有可能可追究责任也可不追究责任。公证行业一直以来依据的基本原则就是真实性合法性，但辩证的讲，不可能实现任何情况下的真实合法，任何一项制度的设立都存在一定的系统性风险，世界上根本不会存在绝对完美的制度，重要的是把握“度”，社会经济学也讲成本与效益，努力实现成本的最小化、效益的最大化是制度设置的追求。公证行业也是如此，公证行业也存在系统性风险，因此也与其他行业一样，引入了执业保险制度，有风险就会有损失，有损失就会涉及赔偿。假使公证处出具的公证书必须达到全面的真实合法，公证员的执业行为只有对与错之分，不论错的根本原因在什么地方，不论客观上是否能发现错的存在，一旦出错就认定是公证员的责任，则没有执业保险之必要。我们这里讲的明确证明标准，并不是降低对真实性合法性的要求，而是指证明什么内容的真实合法，是指针对不同的事项需达到相应的证明标准。明确证明标准具有重要的现实意义，而且能够增强公众对公证的公信力，并不是减弱。但是我们也应当清醒的认识到，证明标准的细化必然会带来阵痛，如同法院对证明标准要求的变革，会有不理解，会有挫折，但最终会走向权责明确的康庄大道。因此在研究和制定业务操作规范和标准，着力解决公证实务中法律法规规定缺失或实践中较难把握的业务问题的同时，要注意明确蕴含在其中的证明标准。

业务建设标准化还要注重自身的定位。我们加强业务标准化建设的目的，就是为了“有法可依、有法必依”，不断以专业化的操作规范自身的执业活动。但是这种标准化建设并非法律法规，属于行业规范，虽然标准化了但不被公众接受，不为审判部门采纳，则仍属无益。因此业务建设标准化要广泛的吸纳不同人群、不同部门的意见，要广泛的开展研讨与交流，不能闭门造车，要切实起到对内规范引导，对外有理有据的作用。要不断通过实践提炼规则，通过规则融合形成立法意见。这也是公证处作为国家证明机构不同于民商事法人的区别，民商事主体可以在法律允许的范围内自由的选择自身准则、活动规范，公证行业准则的最终依据仍要归于法律法规。

二、公证机构管理标准化方面，主要是指为了保证和提高质量，实现总的质量目标而规定的各方面管理活动、具体的管理标准。消除非系统性风险，实现内部的有序、良性循环，是管理标准化建设的首要目标。质量是公证工作生命线，也是公证公信力的最可靠基础。要强化公证处内部质量监控，加大公证质量检查力度，及时整改在检查中发现的问题；努力提高公证员的质量意识、能力素质，制定统一明确的办证操作规范指引以及公证质量管理评判标准。努力做到过程控制和事前预防，全面规范公证执业活动的整个过程，形成保障公证质量的长效机制。建立完善公证质量风险防范应急处置机制，对公证过程中可能发生的突发事件和纠纷，制定应急处理预案；建立完善公证质量责任追究机制，进一步规范公证质量的责任认定、处理和追究。要建立外向型的管理制度，建立健全各职能部门，结合本地实际不断研究开拓新的公证服务领域。要注意以制度规范人，不是以制度约束人，要实现人人享有足够的发展空间，不断补充新的血液，增强公证机构内部活力，才能形成开拓进取型公证处。

在管理标准化建设方面，各类的标准化体系有积极地借鉴意义。标准化管理首先管的是人，每一个人都要按规则办事、各司其职。从事的是什么“职”，一定要明确，按什么规则司其职也要明确，规则要设定明确的目标，要准确、要具体、要现实；不遵守规则，滥用其职或者惰于履职要有明确的惩戒措施。我们也应当看到，目前公证处事业体制与行政体制并存，有的公证处既要接受上级行政领导又要遵守行业规范，因此制定管理标准要切实可行、要符合实际。我省公证行业建立了统一的网上办证系统，是管理标准化建设的一个很好的平台。网上办证系统有利于规范公证活动中的每一个程序，实现公证活动中的有序高效管理。我们应注重网上办证系统的应用，这是公证行业未来发展的必然。网上办证系统可以引入各类操作规范，开辟操作规范模块，随时提醒操作规范流程，避免疏忽大意；同时可以在每一类业务类型中加入业务指导意见，方便公证人员随时查阅、规范办证，如同售房网上的地图、计算器，能够起到很好的辅助作用。我们有理由相信，随着网上办证系统的进一步完善，管理标准化建设将迈向一个新的台阶。

三、公证行业是窗口部门，也是服务行业，因此建设标准化服务也势在必行。我们在很多商业部门可以享受到很好的服务，如宾馆入住、饭店就餐，和蔼可亲的服务员不会推辞你的任何合理要求，文明用语、人性化服务让你身心舒畅。同样公证从业人员也要做到文明用语、规范用语，要增强自身的服务意识。但毕竟公证行业不同于一般的商业机构，公证行业要提高服务水平，应当从硬件配置和人员素质上下功夫。硬件配置上要有足够宽敞的服务大厅，要有明显的指示标志和叫号系统，要有方便公众咨询、办理公证事项的合理布局，要有对弱势群体的绿色通道；同时服务大厅的设置不应太商业化，装修要合理，布置要庄重。目前情况下服务大厅的设置与当地公证机构的体制及发展有关，与当地的经济发展密切相关，因此要设置长效机制，逐步推进服务大厅的标准化建设，不应脱离实际，脱离当地的经济水平。公证机构设立统一的门牌是有必要的，向银行的门牌设置学习，看到蓝色一定是建设银行，看到绿色一定是农业银行，有利于提升公证行业的对外形象和识别度。要不断提高公证人员素质，强化公证从业人员的服务意识，定期组织人员培训，要推行公证人员文明用语，微笑服务，和蔼待人，要严肃但不失亲切，依法作答而不乱指偏路。最近省厅网络有“宣读公证词时起立”的倡议帖子，也不是为增强公证行业严肃性的一个很好的建议。

标准化建设是公证事业未来发展的关键，是公证事业做大做强、实现良性循环发展的必经之路。近些年公证事业经历了一个快速发展的阶段，这是与经济快速发展、人们法律意识提高等大的社会环境分不开的，也与公证行业不断探索新路径、不断提高自身水平、不断拓宽业务领域息息相关。目前公证行业已步入了一个相对平稳、有序发展的阶段，但也逐渐暴露出了一些问题，如公众对公证行业的认识模糊不纯净。公证行业要迈向更高的层次，更好的服务于社会经济生活，大力推进行业标准化建设，是当前面临的首要任务。